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宜安监管〔2008〕31号
关于印发宜昌市安全生产行政处罚
案卷标准的通知
各县市区安全监管局：
为了贯彻落实国家安全监管总局、国家煤矿监察局《关于进一步规范安全生产行政执法工作的指导意见》（安监总政法〔2007〕193号）和省安全监管局《关于进一步规范安全生产行政执法工作的通知》（鄂安监管政法〔2007〕251号）文件精神，制定了《宜昌市安全生产行政处罚案卷标准》，现印发给你们。请各地认真贯彻落实，切实提高安全生产行政执法质量。
二〇〇八年三月二十四日
宜昌市安全生产行政处罚案卷标准
为促进安全生产行政执法案卷进一步规范，不断提高行政执法水平，根据《中华人民共和国行政处罚法》、《中华人民共和国安全生产法》、《安全生产违法行为行政处罚办法》和《湖北省安全生产监督管理行政执法暂行办法》等有关法律法规的规定，制定本标准。
本标准分为一般程序行政处罚案卷标准、简易程序行政处罚案卷标准和立卷归档标准三部分。
一般程序行政处罚案卷标准
一、实体标准
实体标准是指反映行政处罚案卷合法性的基本标准和要素，包括：主体、事实、适用法律和程序。
（一）主体合法
1、行政处罚主体合法
（1）实施行政处罚的机关具备行政处罚的主体资格（为独立法人，并经当地政府法制部门认定、公告）；
（2）实施的行政处罚符合法定权限；
（3）法律文书上正确使用行政机关印章；
（4）履行行政执法任务的人员必须是行政执法人员，持有合法、有效的行政执法证件。
2、被处罚主体认定准确
（1）被处罚主体必须是依法能够独立行使权利、承担法律责任的公民、法人或者其他组织。案卷中应有证明被处罚主体资格的材料。
（2）被处罚主体必须是违法行为的当事人；
（3）法律文书中，被处罚主体应当使用全称，且前后一致。
（二）事实清楚、证据确凿
（1）法律文书所述违法事实是法律、法规、规章规定应当给予行政处罚的事实；
（2）能够准确记载违法时间、地点、情节、程度和后果；
（3）卷内证据应当合法、有效，足以证明违法行为的性质、情节、程度和后果。
（三）适用法律正确
（1）作出行政处罚的依据必须是现行有效的法律、法规、规章；
（2）法律、法规、规章的名称应使用全称，并准确引用到条、款、项、目；
（3）当事人的行为必须是法律、法规、规章规定应当给予行政处罚的违法行为；
（4）行政处罚的种类和幅度符合法律、法规、规章的规定。
（四）程序合法
（1）在实施阶段上应按照立案、调查取证、审查决定、送达执行的步骤实施行政处罚；
（2）在时间顺序上应按照实施处罚的步骤记载；
（3）在形式上每一执法活动的内容、过程和结果都应当有相应的法律文书记载；
（4）在行为方式上必须符合法定要求。主要包括：作出处罚决定前必须由两名以上执法人员进行调查取证，并出示执法证件；作出行政处罚决定前必须告知当事人拟处罚的事实、理由和依据，并听取当事人的陈述和申辩；符合听证条件的，在作出行政处罚决定前必须书面告知当事人享有要求听证的权利；当事人要求听证的，行政机关应依法组织听证；行政处罚决定必须经行政机关负责人批准，重大行政处罚决定必须经行政机关负责人集体讨论；法律文书的送达符合法定的时限、方式，正确使用送达回执；依法应当移送其他机关的案件，必须移送；依法应报上一级行政机关备案的行政处罚案件，必须在规定时限内将行政处罚决定书和有关材料上报备案。
二、案卷文书标准
案卷文书标准，是指行政处罚案卷中，反映各种法律文书的制作和使用规范的一般要求。
（一）立案
行政处罚案件的立案，应有立案审批表，并明确以下内容：
1、当事人基本情况。包括公民姓名、住址、电话等，单位名称和法定代表人姓名、地址等。
2、案件来源。监督检查中发现、群众举报投诉、领导交办、移送等。监督检查中发现的案件应注明监督检查的时间、地点。
3、案件基本情况。应简要载明发生违法行为的时间、地点，及承办人对违法事实、情节的初步判断。
4、承办人意见。应注明当事人违反的法律、法规、规章的名称、条款，建议立案的理由、依据及意见、承办人签名及年、月、日。
5、审核意见。应有机关分管负责人意见、签名及年、月、日。
6、审批意见。应有机关主要负责人审批意见、签名及年、月、日。
7、急需处理的案件，可先行调查取证，并在5日内补办立案手续。
（二）调查取证
主要法律文书有询问笔录、勘验笔录、抽样取证文书、先行登记保存文书、鉴定结论、告知及听证文书、案件处理呈批文书等。
1、有两名以上行政执法人员共同执法（案卷中有两名以上行政执法人员共同执法的记载或在案卷内调查取证文书中有两名以上行政执法人员的签名）。
2、询问笔录。包括：询问通知书和询问笔录。
（1）询问通知书，若要求被询问人到办公场所或其他地方接受询问的，应于询问3日前通知被询问人，告知询问的时间、地点、应携带的证件和资料、联系人及联系电话等。
（2）询问笔录（每份询问笔录只能对应一个被询问人）应当具备的事项有：询问起止的时间和地点，询问次数；询问人和记录人姓名、单位及职务；被询问人的基本情况（应记载其姓名、性别、年龄、住址、单位、职务、政治面貌等）；询问内容（包括反映本案事实的时间、地点、行为及行为人、情节、后果等）；被询问人对笔录的意见（应有“记录属实”的字样并由被询问人逐页签名或盖章）；告知当事人享有陈述和申辩权的记载；询问笔录记录的被询问人回答的问题，有更改的，应由被询问人在更改处按手印；被询问人拒绝签字的，应在笔录中注明，并由两名执法人员签名。
3、勘验笔录（一个案件有多处现场的，应分别制作笔录）应当具备的事项有：勘验的时间、具体场所和天气情况；勘验人、当事人、被邀请人和记录人姓名、单位及职务；勘验情况（包括表明身份、说明执法依据、准确客观地记载违法事实或违法行为与违法情节等，需要绘制现场勘验图的，要准确绘制）；勘验人、当事人、被邀请人和记录人员签名；当事人对笔录的意见，应注明“情况属实”字样，当事人拒绝签字的，应在笔录中注明，由被邀请人和勘验人员签名或盖章并说明原因；笔录中有涂改时，应有当事人按手印、盖章或签名。
4、抽样取证文书
抽样取证文书中应当具备的事项有：被抽样单位基本情况（含名称、地址、联系电话等）；详细记载抽样时间、地点、取证物品的名称、规格、批号、数量等；现场负责人应签名或盖章确认，当事人拒绝签字的，应在清单上注明；两名执法人员签名或盖章；行政机关印章及年、月、日。
5、先行登记保存证据文书
（1）先行登记保存证据审批表，应当具备的事项有：案件名称；当事人基本情况；案件基本情况；证据名称及数量；提请理由及依据；保存方式；承办人处理意见和机关负责人签批意见。
（2）先行登记保存证据通知书，应当具备的事项有：当事人的名称（姓名）；涉嫌违法行为简述；登记保存物品的法律依据；告知当事人接受处理的时间、地点与妥善保管义务；当事人确认签名或盖章；行政机关印章及年、月、日。
（3）先行登记保存证据清单，应分品种、项目载明证据名称、规格型号、产地、成色（品级）、单位、价格、数量，当事人核对无误后签名或盖章，两名办案人员签名或盖章。
（4）先行登记保存证据处理审批表，应当具备的事项有：案件名称；当事人基本情况；案件基本情况；证据名称及数量；提请理由及依据；承办人处理意见和机关负责人签批意见。
（5）先行登记保存证据处理决定书，应当具备的事项有：当事人的名称（姓名）；先行登记保存通知书文号；物品处理意见；行政机关印章及年、月、日。
6、鉴定结论
（1）签定委托书，应当具备的事项有：受委托单位名称；签定物品规格、型号及数量；签定工作质量要求与时间要求；签定报告的提交形式；行政机关印章及年、月、日。
（2）鉴定结论，应当具备的事项有：申请鉴定的单位或个人；申请鉴定的时间及内容；明确的结论性意见；鉴定机构印章、年月、日及鉴定人员签名或盖章。
7、告知及听证文书
（1）行政处罚告知书，在作出行政处罚决定之前，应事先告知，告知书应当具备的事项有：告知当事人违法事实、理由和依据的条、款、项及完整记载；告知当事人拟给予行政处罚的种类和额度；告知当事人有陈述权和申辩权；行政机关地址、联系人、联系电话；行政机关印章及年、月、日。
（2）听证文书。包括：听证告知书、听证会通知书、听证笔录、听证报告书等。
在作出责令停产停业、吊销许可证或执照、较大数额罚款等行政处罚决定之前，应当制作听证告知书。其应具备的事项与行政处罚告知书基本相同。因当事人放弃听证权利而未举行听证的，应有书面记载。
当事人要求听证的，应当制作听证会通知书。通知书要注明：举行听证的具体时间、地点和方式；听证主持人、听证员、书记员的姓名、职务；告知当事人可以委托代理人参加听证和有要求听证主持人回避的权利、可以提出延期听证请求及放弃听证权利情形；行政执法机关印章及年、月、日。
听证笔录应当具备的事项有：举行听证的起止时间、地点；听证主持人、听证员、记录人、案件调查人、当事人、代理人、第三人的姓名、性别、工作单位、证件号、职务、电话、住址等基本情况；听证过程中的陈述、质证等详细内容；听证主持人、听证员、记录人、当事人、代理人、有关证人逐页签名。
听证会报告书应当具备的事项有：主持人、听证员、书记员姓名；听证会基本情况摘要，包括听证的时间、地点、方式和参加人情况，当事人针对行政机关认定的违法事实、情节、适用法律等提出的理由和证据，及从轻、减轻或不予处罚的要求；主持人意见及签名；行政机关负责人意见及签名。
（三）审查决定
主要法律文书有：案件处理呈批表、案件集体讨论记录、行政处罚决定书、责令改正指令书等。
1、案件处理呈批表，应当具备的事项有：当事人基本情况；当事人违法事实及处罚依据；当事人申辩意见；案件承办人员的处理建议及签名；行政机关负责人审核、审批意见及签名。
2、案件集体讨论记录。集体讨论决定的行政处罚，须有案件集体讨论记录，记录内容应包括：讨论起止时间、地点；主持人、汇报人、记录人、出席人员的姓名及职务；承办人员汇报案情；参加讨论人员的主要观点和意见；结论性意见及出席人员签名。
3、行政处罚决定书，分单位和个人两种，应当具备的事项有：有当事人的基本情况（当事人是单位的，要记载其单位的名称、地址、法定代表人或负责人姓名、职务、联系方式；当事人是个人的，要记载其姓名、性别、年龄、住址、单位、职业、联系方式等情况；）；违法事实及证据；行政处罚的种类、类别和依据；行政处罚的履行方式和期限；告知当事人罚款缴付的指定银行的名称、帐号及逾期缴纳加处罚款事项；告知当事人不服行政处罚决定，申请行政复议或者提起行政诉讼的途径和期限；行政机关印章及年、月、日。
4、责令改正指令书，应当具备的事项有：当事人的名称（姓名）；存在的问题；责令改正的内容及期限；行政机关印章及年、月、日。
（四）送达和执行
1、送达文书主要是送达回执，一个案件各类文书的送达统一使用一份送达回执，分阶段逐项累加记载。必须包括：送达文书名称、文号；受送达人签名或盖章；送达时间、地点；送达方式（代收送达由代收人在收件人栏内签名或盖章，并在备注中注明与被送达人的关系；留置送达的应在备注中注明，并由证明人签字；公告送达应将公告文书归档入卷；邮寄送达的可以将挂号信回执粘贴于备注中）；行政机关印章；送达人签名、被送达人或见证人签名。
2、执行文书的要求是：处罚全部履行的，应有相应的凭证，如行政处罚缴款书、违法物品监销单等；处罚部分履行的、延期或分期缴纳罚款的，应有相应的审批文书；处罚逾期不履行的，应有依法加处罚款、查封、扣押、冻结文书或申请法院强制执行的文书。
（五）结案
结案法律文书是结案审批表，应当具备的事项有：当事人基本情况；处理结果（行政处罚决定事项）；执行情况及案件承办人签名或盖章；行政机关负责人审核、审批意见及签名、结案日期等。
简易程序行政处罚案卷标准
简易程序处罚案卷标准，只适用于违法事实确凿并有法定依据，对公民当场处以50元以下，对法人或者其他组织当场处以1000元以下罚款或警告的行政处罚的案卷。其具体标准为：
一、实体标准
实体标准同一般程序处罚案卷标准中的实体标准。
二、案卷文书标准
简易程序处罚案卷的文书应具备以下内容（相关内容的具体要求与一般程序处罚案卷标准中的案卷文书标准要求相同）：
1、使用行政（当场）处罚决定书（分单位和个人两种）；
2、有当事人基本情况，包括公民姓名、住址、电话等，单位名称和法定代表人姓名、地址等；
3、有确凿的违法事实及证据；
4、有行政处罚依据（准确引用到条、款、项、目）；
5、有罚款金额或警告内容；
6、有行政处罚履行方式和期限，告知当事人罚款缴付的指定银行名称、帐号等，并告知若逾期缴纳罚款是否有加处罚款的规定；
7、有告知当事人不服行政处罚决定，申请行政复议或提起行政诉讼的途径和期限；
8、有行政机关印章及行政处罚决定日期。
立卷归档标准
1、行政处罚案件实行一案一卷、一卷一号制度。涉及国家机密、商业秘密、个人隐私的案件，可以实行一案二卷，即正卷和副卷。
2、卷内文书应当使用钢笔、签字笔或打印机填制。当事人提供的材料使用铅笔或圆珠笔的，入卷前应予复印。所有文书只存一份正本。
3、使用档案法统一规定的卷皮。
4、卷内目录和备考表填写规范，案卷装订无金属物，并符合档案法的其他要求。
5、卷内材料排列有序。可选择两种顺序排列：第一种顺序是行政处罚决定书和送达回证在前，其余文书按照办案时间顺序排列；第二种顺序是行政处罚决定书和送达回证在前，其余文书按照法律文书、证据文书、其他文书设置分类并按时间顺序排列。
6、卷内文书采用阿拉伯数字逐页编写页码，正页在右上角、反页在左上角编写。
7、不能随文书装订立卷的证据，应放入证据袋中，随卷归档，并在证据袋上注明证据的名称、数量、拍摄时间、地点等内容；不能随文书立卷装订的录音、录像或实物证据，需在备考表中注明录制的内容、数量、时间、地点、责任人及存放地点等内容。
8、纸张无破损，破损文书应修补或复制。文书大小规格统一，文书过小的应衬纸粘贴，文书过大的应折叠整齐。
9、案卷中不得涂改，如确需涂改，必须在涂改处按手印，并注明涂改的原因及理由。
10、所有行政执法法律文书电子文档、执法过程中的视频、音频文件集中刻录成光盘存入档案。
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